La Inteligencia de negocios aplicada a la gestión de proyectos

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Autor: Ing. Sergio Morales Corzo 

 Docente y Consultor de Proyectos en Construcción

 La evolución en el manejo de la información se está trasladando a los proyectos, es así como la inteligencia de negocios (Bussiness Inteligence) se convierte en una herramienta imprescindible para el análisis y manejo de datos dentro de las organizaciones y las empresas y por supuesto, en los proyectos.

En la actualidad, los proyectos se están ajustando a los crecientes cambios tecnológicos con el que nos enfrentamos día a día, si sumamos las limitaciones presupuestales, cronogramas y recursos apretados, podremos entender que la dinamización en la gestión de proyectos requiere de herramientas aliadas que faciliten los procesos y optimicen los recursos desde cada una de las etapas del proyecto (PMI,2020). 

En línea con esta dinamización, la capacidad para manejar el aumento de datos e información,
se convierte en un valor agregado para los profesionales inmersos en la gestión de proyectos y
su organización, pues cabe preguntarse ¿De qué nos sirve tanta información y multitud de datos dentro de un proyecto si no podemos procesarlos y analizarlos? 

Anteriormente se creía que el análisis de la información de un software o aplicativo era exclusivamente de los Ingenieros de sistemas o analistas informáticos; la actualidad nos ha arrojado a tener esta responsabilidad también como profesionales, administrativos y gerentes dentro de una empresa o proyecto. Aprovechar este tipo de herramientas BI, hace de la toma de decisiones un ejercicio más objetivo conforme se analiza una mayor cantidad de datos (cualitativos y cuantitativos). Siendo este análisis de datos un insumo importante dentro de cualquier proceso para proceder de manera correcta con el plan establecido. 

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¿Cómo puedo gestionar los datos de mi proyecto utilizando Business Intelligence?

Todo aplicativo, sea contable, para manejo de inventarios, gestión de proyectos, compras, ventas, entre otros, puede exportar la información que cada gerente o jefe de X área necesita. Dichos datos pueden guardarse en una especie de almacén, esto se conoce desde BI como Data Warehouse; Tener la información almacenada permitirá que se le pueda dar forma con la aplicación de herramientas como por ejemplo Power BI, estructurando, explorando, organizando la multitud de datos, de modo que nos que nos brinde así una noción de cuál es la tendencia de nuestras operaciones y con ello poder predecir futuros comportamientos e incluso anticiparnos ante posibles situaciones inesperadas. 

Si hablamos de Primavera P6, sabemos que este es un software para la gestión de proyectos que de manera activa almacena grandes volúmenes de información a través de su base de datos SQL, todos estos datos almacenados pueden generar reportes de manera predeterminada sencillamente oprimiendo un comando y ajustando configuraciones, también podemos obtener el estado de salud del proyecto analizando los indicadores que evidencia el Valor Ganado (Earned Value). 

Pero entonces, ¿Cuál es el objetivo de usar otro programa para analizar la información? La aplicación de Power BI a la gestión de proyectos puede brindar infinidad de utilidades (Microsoft, 2021). 

Algunas de las cosas que nos permite realizar la herramienta integrada con Primavera P6 son:

Mantener informado a mi equipo de trabajo en tiempo real acerca de los avances del proyecto en curso. La información no es exclusiva del área TI, sino para todos los involucrados en el proyecto, esto optimiza los procesos, pues se gana tiempo al evitar demasiados reportes y desviación de la información.

Crear reportes para dispositivos móviles a nivel gerencial del estado de salud del proyecto, permitiendo así acceder a información en tiempo real, disminuyendo la brecha de conectividad pues cada usuario podrá interactuar con los datos expuestos, dese cualquier momento y lugar. 

Generar tableros de control (Dashboard) muy intuitivos que permiten visualizar y comprender los datos fácilmente. Esto es una forma de hacer un seguimiento y control a la causa de los problemas que puedan presentarse durante el desarrollo del proyecto, la información objetiva que presenta Power BI, permitirá identificar factores de proyectos pasados que incidieron en resultados desfavorables.

Estimar la tendencia de nuestros proyectos, al visualizar claramente los plazos de manera diaria y en tiempo real, se hace más fácil identificar fallas dentro de la planificación y la consecución de los objetivos planteados. Por otro lado, permitirá una mejor asignación de recursos y seguimiento a los costos y presupuestos para poder cumplir con los plazos y respetar en mayor medida los costos establecidos inicialmente.

Control y seguimiento a la calidad, pues presenta una serie de indicadores aplicados a las entregables permitiendo observar de manera clara, por ejemplo, el nivel de satisfacción de mi cliente y la excelencia del producto que estoy entregando.

“Power BI se convierte en una herramienta asequible por su bajo costo, ya que el aplicativo Power BI Desktop es de uso gratuito”

Principalmente por estas razones, el conectar estas poderosas herramientas me permite visualizar diferentes posibilidades basadas en analítica de datos, el enfoque hacía la correcta toma de decisiones en pro de mejorar la calidad de mi proyecto, cumplimiento de los tiempos y la reducción de costos

 Si analizamos estas funciones, podemos deducir que la integración de BI en la gestión de proyectos es muy eficaz, si como profesionales logramos generar datos de calidad que encontramos en el desarrollo habitual de nuestras actividades como gestores de proyectos. Es imperativo que como profesionales estemos motivados para continuar actualizando nuestros conocimientos para permanecer competitivos a nivel laboral, pues la marcha de las tecnologías de la información no se detiene y está en nuestra mano decidir acertadamente si avanzar con ella o perder la oportunidad de crecer, ser mejores y más efectivos.

Domina el análisis de datos en proyectos de construcción con nuestro Programa de Especialización en Gestión de la Construcción con Primavera P6 y Power BI.

Referencias:

Project Management Institute, 2020. www.pmicolombia.org

Microsoft Business Applications, 2021. www.powerbi.microsoft.com

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