La estandarización nos debe llevar a la excelencia en procesos industriales, para llegar a este status debemos seguir 4 pasos:
- Estandarización de los procesos
- Estabilidad de los resultados
- Sustentabilidad de los resultados
- Mejora continua
En la estandarización de procesos debemos implementar un proceso de definición, desdoblamiento e implementación de padrones Técnicos de Procesos de forma que todos los requerimientos sean aplicados en todas las etapas del área industrial, estos deben ser acatados por todas las operaciones industriales de la compañía.
Los procedimientos deben de contemplar todos los aspectos necesarios para que las actividades se ejecuten sin comprometer ninguna de las políticas definidas; el contar con procedimientos claros y detallados, permitirá obtener resultados sustentables independientemente del ejecutante asignado.
Otro punto a favor es la capacidad de poder medir entre sí, que tan eficientes son las operaciones y al mismo tiempo poder establecer benchmarks, esto tendrá como consecuencia una sana competencia. Esto generará una sustentabilidad de resultados y a su vez que el concepto de mejora continua empiece a progresar y así poder estar cada vez más cerca de la excelencia industrial.
Beneficios de la estandarización de procesos
Estandarizar un proceso en una organización básicamente significa que los colaboradores tienen un proceso establecido y aprobado para usar. Cuando se aplica de forma adecuada puede disminuir la ambigüedad y las conjeturas, garantizar la calidad, impulsar la productividad y aumentar la moral de los colaboradores de la organización.Algunos beneficios de la estandarización de procesos son los siguientes:
Mejora la claridad y elimina conjeturas y confusión
Un proceso estándar eliminará la necesidad de conjeturas o búsquedas adicionales, las conjeturas son la razón número uno por la que la mayoría de las empresas tienen procesos lentos y deficientes. Una vez que se elimina los procedimientos innecesariamente complicados, los colaboradores podrán trabajar con rapidez mientras mantienen un nivel de alta calidad.Un claro ejemplo, cuando hay nuevos colaboradores en la organización, un experimentado integrante del equipo deberá capacitar a los nuevos integrantes, en muchos casos, por el proceso de aprendizaje terminan cometiendo errores. Al tener implementada una estandarización de procesos, se minimizan los errores. Una estructura bien organizada eliminará la mayor parte de las conjeturas, lo que dará resultados positivos.
Garantiza la calidad del servicio al cliente
La estandarización de los procedimientos de servicio al cliente incluye responder a consultas repetidas de clientes / clientes enojados, instruir a las personas que llaman para solucionar problemas de software y otras cosas de esa naturaleza. Cada enfoque tendrá un procedimiento operativo estándar separado, lo que garantiza que los representantes de atención al cliente no tengan que perder tiempo buscando la respuesta correcta.Como cualquier otro aspecto comercial, los representantes deben conocer las formas correctas de abordar de manera efectiva diferentes situaciones para mantener a los clientes satisfechos sin comprometer su moral. Y la estandarización de los procesos comerciales también puede ayudar a lograrlo.
Reducción de costos operativos
Los altos costos operativos pueden afectar cuantiosamente a la rentabilidad a corto y largo plazo de una empresa. La estandarización de procesos, ya sea algo tan simple como crear acuerdos de nivel de servicio o la entrega final de un producto, puede ayudar a las empresas a utilizar los mismos modelos de datos y definiciones entre socios y dentro de la organización. Esto da como resultado costos de producción más bajos y minimiza significativamente las prácticas de prueba y error.
Promueve la productividad
Definidos los procesos, los integrantes de la organización no necesitarán preguntar la documentación para obtener respuestas, como ya se mencionó anteriormente, los errores y las conjeturas consumen mucho tiempo.
Al aprovechar la estandarización de los procesos, puede reducir la cantidad de tiempo necesario para completar tareas largas y monótonas.
Incluso puede minimizar los recursos y la energía necesaria para completar un determinado procedimiento. Todo irá bien, asegurándose de que pueda emplear el tiempo y la energía que ahorró para elaborar más productos o abordar los puntos débiles. Tener procesos estandarizados también elimina la competencia entre oficinas, que es vital para mejorar la eficiencia.
Aumenta la satisfacción de los colaboradores
los integrantes del equipo se sentirán satisfechos por haber dominado el proceso y potenciado sus habilidades. La estandarización no tiene por qué significar una monotonía aburrida y falta de creatividad; puede (y debe) significar estándares que cualquiera puede dominar, y se enorgullece de perfeccionarlo.Si los procesos se rigen por estándares que enseñan a los colaboradores a realizar un trabajo eficiente y de alta calidad, es más probable que los colaboradores se sientan dueños y se enorgullezcan del trabajo que realizan. En lugar de incertidumbre e ineficiencia, el colaborador tendrá una forma prescrita de efectuar sus tareas asignadas que realmente funciona. Es probable que el resultado sea una mayor moral de los empleados.
Si el proceso estandarizado es eficiente, evita frustraciones innecesarias y guía a los colaboradores para lograr algo significativo y valioso, los colaboradores tendrán todas las razones para enorgullecerse del trabajo que están haciendo.
En conclusión, aplicar la estandarización de los procesos tiene múltiples beneficios en cualquier industria, la correcta implementación dependiendo del tamaño de la empresa puede tomar un poco más de tiempo, sin embargo, los resultados serán cuantiosos.
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