Ahora, imagine este escenario donde el proyecto en sí no está funcionando. ¿Qué harías en tal situación? ¿Un software de gestión de proyectos ayudaría en esta situación?
Es un hecho bien conocido que no todos los proyectos están destinados a tener éxito. Pero cómo:
- ¿Para saber si su proyecto de lucha es algo que puede superar?
- ¿Para darse cuenta si un proyecto de bajo rendimiento todavía tiene margen de mejora?
… y ¿cuáles son las señales claras de que ya es hora de que cierre sus proyectos que no funcionan? Esto es exactamente lo que vamos a cubrir en este artículo.
Averigüemos si debe renunciar a un proyecto de bajo rendimiento o si hay algo que todavía puede hacer para convertirlo en su carta de triunfo comercial.
¿Por qué fallan los proyectos?
Hay algunas señales claras de que un proyecto no traerá resultados positivos. Algunos de ellos están relacionados con la planificación de proyectos o la implementación del sistema de gestión de proyectos, pero es realmente difícil determinar una razón por la cual los proyectos fallan.
Hablemos de las dos razones más comunes para el fracaso del proyecto.
- Planificación inadecuada del proyecto
Cuando se trata de la planificación del proyecto, hay dos causas principales de falla:
- Plan poco realista
- Inadecuada ejecución del proyecto
Pero, ¿por qué sucede esto? Podría ser porque usted:
- no estaba tomando el plan en serio ó
- puede estar utilizando un software de gestión de proyectos que no funciona para usted
Por un lado, mientras su equipo trabaja en un proyecto, los equipos de negocios se dan cuenta de que algunos pequeños cambios pueden mejorar los resultados finales.
Sin embargo, por otro lado, si un equipo se encuentra en una situación difícil en la que no puede seguir el progreso del proyecto debido a los cambios que ha introducido, es probable que un proyecto haya llegado a un punto muerto. Puede terminar excediendo el presupuesto y perdiendo los plazos, lo que hace que sea realmente difícil para una empresa superar las dificultades y ejecutar el proyecto con éxito.
- Problemas de recursos humanos
Además de los principales problemas de planificación, lo que hace que los proyectos fallen es el factor humano. Estadísticamente hablando, la mala comunicación es la razón principal por la cual el 75% de los proyectos fracasan .
En primer lugar, puede provocar problemas de motivación a diario. Y si no hay motivación, los proyectos experimentan una disminución de la productividad que luego causa demoras y resultados de baja calidad.
En consecuencia, si no hay forma de mejorar el sistema de comunicación y motivar al personal, es muy probable que el proyecto no proporcione los resultados esperados.
Además, puede tener un fuerte impacto negativo en su negocio, por lo que debería considerar cerrarlo antes de que cause daños innecesarios.
Cuanto más tiempo pase el equipo del proyecto sin lograr resultados satisfactorios, más esfuerzo le tomará al proyecto comenzar a funcionar de la manera correcta. Entonces, en términos generales, si se da cuenta de que un proyecto tiene un rendimiento inferior en una etapa temprana, aún tiene la oportunidad de resolver las cosas.
Entonces, si eres capaz de descubrir aspectos críticos en las fases iniciales, puedes mejorar significativamente el rendimiento y llevar tu proyecto por el camino correcto.
¿Y por qué debería intentar arreglar un proyecto en lugar de cerrarlo?
Bueno, es bastante simple: siempre y cuando los costos de arreglar el proyecto sean más bajos que el gasto que puede causar cerrarlo, vale la pena intentarlo.
Entonces, ahora viene la pregunta del millón:
¿Cómo se da la vuelta a un proyecto que no funciona?
1. Recuerde el propósito del proyecto
A veces, las empresas se atascan centrándose en las actividades operativas diarias, olvidando el objetivo principal del proyecto. Y esto es lo que puede conducir a resultados negativos.
Por lo tanto, debe asegurarse de que tanto el gerente del proyecto como los miembros del equipo permanezcan enfocados en el panorama general y sigan contribuyendo de manera efectiva. Es muy importante capacitar a los empleados de una manera que les haga preguntarse repetidamente si sus acciones están contribuyendo al objetivo principal de los proyectos.
2. Mejore su sistema de gestión de proyectos
Si se da cuenta de que su proyecto está fallando debido a una mala planificación del proyecto o un seguimiento de progreso ineficiente, es posible que deba introducir un software de gestión de proyectos estandarizado. De esta manera, proporcionaría a su empresa herramientas y plantillas consistentes que pueden ahorrarle tiempo y mejorar el monitoreo de la actividad.
Hay una serie de softwares robustos de gestión de proyectos que incluyen una diversidad de características que agiliza el flujo de trabajo y proporciona una colaboración perfecta del equipo.
Por ejemplo, Primavera P6 es un software de gestión de proyectos que ofrece múltiples funciones que le facilitan:
- Permite gestionar proyectos complejos
- Permite gestionar carteras de proyectos
- Aumenta la visibilidad
- Ayuda a gestionar los riesgos del proyecto
- Permite realizar la gestión de recursos y costes
- Mejora la colaboración y la toma de decisiones
…¡y mucho más!
3. Motivar a los miembros del equipo
Para asegurarse de cumplir con los plazos del proyecto, es importante motivar a los miembros de su equipo a mejorar su desempeño. Pero, ¿cómo haces eso? Es bastante simple, de verdad …
- Asegúrate de entrenarlos adecuadamente y equiparlos con las herramientas adecuadas para implementar las actividades del proyecto. También puede organizar seminarios, talleres y ejercicios de simulación.
- Desarrolle una comunicación empresarial saludable entre los compañeros de trabajo y cree un ambiente agradable para su interacción. En otras palabras, no olvide lo poderoso que puede ser un trabajo en equipo para mejorar el rendimiento.
- Proporcione objetivos realistas y claros no solo para todo el equipo sino también para cada miembro del equipo. De esta manera, les hará saber sus responsabilidades y evitará que no asuman la responsabilidad.
Entonces, ¿debería cerrar un proyecto que no funciona?
En una palabra: ¡NO!
Como puede ver, no todos los proyectos de bajo rendimiento están condenados a cerrar. Teniendo en cuenta que el cierre del proyecto puede provocar grandes pérdidas, siempre que la mejora del proyecto requiera costos más bajos, vale la pena intentarlo.
Entonces, antes de tomar una decisión final, es importante considerar todos los aspectos críticos y hacer una estimación de los gastos.
Como regla general, cuanto antes se dé cuenta de todas las áreas problemáticas, más espacio tendrá para tratarlas. Comúnmente, el rendimiento del proyecto se puede mejorar motivando a los empleados, estableciendo un vínculo profesional saludable entre ellos e introduciendo un software de gestión de proyectos que se adapte a la naturaleza del negocio y del proyecto.
Finalmente, lo que es de suma importancia para el destino de cada proyecto es el plan del proyecto, que debe ser realista y definido con la mayor precisión posible. En consecuencia, si no desea cerrar su proyecto y darle una segunda oportunidad, debe pensar en redefinir su plan de proyecto y ajustarlo a sus capacidades reales.
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