Si está a punto de embarcarse en un proyecto para implementar nuevas herramientas empresariales como Primavera en su negocio, estos son nuestros 5 consejos para asegurarse de involucrar a las partes interesadas de manera efectiva.
1. Encuentra tus partes interesadas
La primera parte de la gestión de las partes interesadas es determinar quiénes son sus partes interesadas. En una implementación de Primavera, es probable que estos sean los candidatos obvios: el equipo de la Oficina de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos, el equipo de gestión de calidad. Pero también es probable que involucre a otras personas, como gerentes senior, el departamento de Finanzas (si está lanzando la Gestión del Valor Ganado al mismo tiempo, es probable que desee involucrar a algunos de ellos) y representantes comerciales de los principales proyectos actuales. Este último grupo lo ayudará a determinar si los informes producidos son adecuados para su propósito, entre otras cosas.
¡Enumere a todos sus interesados en un registro para que no los olvide! Recuerde actualizarlo periódicamente, a medida que cambien las partes interesadas en los proyectos. Alguien puede abandonar o cambiar de departamento, lo que significa que tendrá un nuevo interesado para incorporar.
2. Involúcralos temprano
Idealmente, es una buena idea involucrar a sus partes interesadas en la selección de productos, aunque sabemos que no siempre es posible. Y si le pregunta a 20 personas cuál es la mejor herramienta para administrar la cartera corporativa, ¡probablemente obtendrá 20 respuestas diferentes! A veces hay que dejar que los expertos en la materia tomen la decisión. Sin embargo, aún puede involucrar a sus partes interesadas temprano. Organice una demostración del sistema tan pronto como haya elegido su herramienta empresarial e invite a todas las partes interesadas. Esta es su oportunidad para hacer preguntas y dar forma a la implementación. Nunca se sabe, incluso podría conseguir un par de voluntarios para unirse al equipo del proyecto o para realizar pruebas más tarde.
Otra razón para involucrarlos temprano es que le da la oportunidad de averiguar si cada individuo se siente positivo sobre el cambio a una nueva herramienta. Si intenta involucrar a alguien y lo encuentra resistente, detectarlo temprano significa que tiene tiempo para cambiar su percepción sobre los sistemas de gestión de proyectos empresariales y sus ventajas. Con un poco de discusión, probablemente pueda descubrir por qué se sienten así y elaborar una estrategia para abordarlo. Por ejemplo, pueden no entender los beneficios de Primavera o que el aumento en la estandarización conducirá a mejores resultados del proyecto. Explicar esto y proporcionar una demostración del producto les ayudará a comprender por qué está sucediendo el proyecto.
3. Mantenlos informados
Incluso las partes interesadas más periféricas deben mantenerse informadas. No es una buena idea ignorar las comunicaciones del proyecto porque eventualmente se enfrentarán con el nuevo producto y se espera que lo acepten. Si han sido informados y se les ha dado la oportunidad de contribuir al proyecto a medida que avanza, verán que es mucho más probable que adopten el resultado final.
La comunicación es una excelente manera de involucrar a las partes interesadas y es muy fácil de hacer. Un boletín por correo electrónico una vez al mes o un informe de progreso estándar pueden explicar cómo van las cosas. En combinación con otros medios de comunicación que permiten comentarios directos, como demostraciones, talleres y llamadas en conferencia, descubrirá que utilizar varios métodos para comunicarse es el más efectivo, ya que permite las preferencias personales de diferentes personas.
4. Pide ayuda
Los accionistas no están simplemente allí como clientes de su proyecto. También son las personas que tienen un interés personal en que sea un éxito porque utilizarán el resultado final. Pedir su ayuda es una buena manera de involucrarlos más allá de la simple emisión de actualizaciones del estado del proyecto.Esto puede venir en forma de recursos de prueba, utilizando su proyecto como piloto para Primavera, o simplemente proporcionando comentarios sobre el resultado o la apariencia de la herramienta. Muchas partes interesadas prefieren sentirse útiles y también que han contribuido, aunque sin duda encontrará algunos que están felices de sentarse y dejar que el proyecto suceda a su alrededor. La comunidad de gerentes de proyecto es un grupo con el que definitivamente debe encontrar formas prácticas de interactuar, ya que esto también ayudará a su comprensión de la herramienta cuando se active.
5. Di gracias
Las partes interesadas pueden tener un interés personal en su proyecto, ¡pero eso no significa que no quieran ser apreciados! Decir gracias cuando han ayudado es una manera fácil de reconocer su contribución. Del mismo modo, al final del proyecto, asegúrese de tomarse el tiempo para agradecer a todos por su paciencia y apoyo durante la transición a una nueva herramienta de gestión de proyectos empresariales. Implementar Primavera puede ser un desafío, especialmente si es la primera vez que la compañía adopta métodos maduros de administración de cartera, y cambiar las prácticas de trabajo siempre es difícil. Agradezca al equipo del proyecto y a los grupos de partes interesadas por ser tan positivos durante la implementación y asegúreles que si se encuentran errores o problemas después del lanzamiento, usted (o alguien) estará allí para resolverlos.
Hay una serie de herramientas en la nueva Guía PMBOK® que puede utilizar para ayudar a identificar, registrar y evaluar la influencia de sus partes interesadas, pero al final, la gestión de las partes interesadas no es ciencia espacial. Se trata simplemente de asegurarse de que las personas adecuadas estén involucradas en el proyecto de la manera correcta, y que se eliminen, o al menos se reduzcan, cualquier negatividad u obstáculos. Es una buena práctica de gestión de proyectos y, como nuestros clientes le dirán, le da a cualquier proyecto una oportunidad mucho mayor de éxito.
