1. Comunicación
¿Alguna vez ha informado a alguien que no se comunica con claridad? No solo es confuso, también es ineficiente.
Digamos que su supervisor dice que les encantaría ver un informe trimestral de los gastos de su equipo. La forma en que su supervisor redactó este comentario le hace pensar que necesita producir un informe con gráficos y tendencias y tenerlo en su escritorio al cierre del negocio. Intentas cumplir apresuradamente esta solicitud, poniendo tus otras tareas en espera.
Cuando entregas el informe más tarde esa tarde, tu supervisor pregunta: “¿Qué es esto?” Estás desconcertado. ¿No te pidieron este informe? La realidad es que su supervisor solo quería tener una comprensión más clara de los gastos de su equipo; simplemente lo comunicaron de una manera poco clara. Como resultado, perdió el tiempo produciendo el informe y retrasando la lista de tareas pendientes del día.
La gestión eficaz de proyectos a menudo se reduce a una cosa: la comunicación. Tienes que desarrollar la capacidad de comprender a los demás y facilitar que otros te entiendan. También debe desarrollar la voluntad de asumir la responsabilidad y aclarar cualquier malentendido.
2. Liderazgo
Hay una diferencia entre liderazgo y gestión. Gerente es un título que te dan. Su supervisor lo pone a cargo de un equipo en particular y un proyecto en particular, y ahora usted es el gerente y depende de usted hacerlo realidad.
Por el contrario, nadie te da liderazgo. Es una interpretación subjetiva de qué tan bien te manejas a ti mismo, a los demás y las tareas que eres responsable de completar. No es un título o un logro profesional. Es un conjunto de cualidades que lo convierten en el visionario, el motivador, el experto y, a veces, el crack de su grupo de pares.
No es necesario ser un líder nato para ser un gerente de proyecto efectivo. Sin embargo, debe estar dispuesto a hacer lo que sea necesario para ayudar a su equipo y hacer el trabajo. Eso significa ser responsable, transparente y abierto. También significa mantener un fuerte sentido personal de integridad y una profunda e incluso inquebrantable compasión por los miembros de su equipo. Recuerde que las personas eligen seguir líderes que demuestran cualidades aspiracionales.
3. Negociación
Has trabajado como miembro de muchos equipos a lo largo de tu carrera. Usted sabe cuán rápido pueden estallar los ánimos, cuán terriblemente erróneas pueden ser las negociaciones, y cuán molestos quedan todos después de que esas negociaciones se volvieron adversas.
Las negociaciones rara vez son fáciles para los profesionales de cualquier tipo. La negociación implica comprender lo que la otra parte quiere obtener de una situación particular, abogar por lo que su equipo quiere obtener de esa misma situación y decidir cuándo comprometerse frente a cuándo mantener su posición. Básicamente, una negociación exitosa requiere que seas empático, pero también requiere que seas firme sobre tus propias necesidades. Es una paradoja. Por esta razón, los gerentes de proyecto pueden beneficiarse enormemente de una capacitación en gestión de proyectos que incluya talleres de negociación.
4. Gestión de equipo
Si el liderazgo explica por qué debería ser el gerente, la administración del equipo significa cómo se gerencia.
Cada proyecto incluye cientos, si no miles, de tareas para llevarlo desde la etapa de planificación hasta su finalización. Un gerente de proyecto efectivo delegará esas tareas a los miembros del equipo con las habilidades, experiencias laborales y habilidades requeridas. Un gerente de proyecto eficaz también sabrá cómo evaluar el desempeño de los miembros del equipo y proporcionar comentarios oportunos y constructivos.
5. Gestión de equipo
Podrías ser el gerente más efectivo del mundo. Pero, si sus proyectos se completan tarde, su seguridad laboral estará en riesgo.
El trabajo de un gerente de proyecto, en esencia, es guiar un proyecto a través de su ciclo de vida y garantizar su finalización en un plazo predeterminado. Si no puede administrar su propio tiempo o el de su equipo, entonces es probable que no cumpla ese plazo.
Al administrar proyectos, hay muchos factores que pueden causar demoras. Comprender cómo administrar la ruta crítica (la serie de tareas que pueden descartar su línea de tiempo) es fundamental. Los mejores gerentes de proyectos dedican el 80% de su tiempo a tareas que conforman la ruta crítica.
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