4 beneficios de aplicar una metodología de gestión de proyectos

4 beneficios de aplicar una metodología de gestión de proyectos

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Adjudicarse un gran proyecto puede ser el indicio de grandes recompensas, pero además significa asumir grandes riesgos. Antes de iniciar su próximo proyecto ambicioso, aprenda cómo  puede ayudar el método apropiado de gestión de proyectos.

Pasa todo el tiempo. Las organizaciones deciden embarcarse en un proyecto grande, como un nuevo edificio o un nuevo sistema de tecnología de la información (TI), y solo logran una parte del proceso cuando descubren que simplemente no funciona. Las ramificaciones de un proyecto fallido, o incluso menos exitoso, van más allá de los costos significativos; también pueden afectar la credibilidad del patrocinio ejecutivo, obstaculizar potencialmente las operaciones y afectar la forma en que sus clientes lo perciben. El uso de una metodología de gestión de proyectos ayuda a mitigar el riesgo y mejora sus posibilidades de éxito.

Las siguientes son cuatro formas en que una metodología de gestión de proyectos puede beneficiarlo:

Deja claro lo que estas haciendo y por qué lo estas haciendo

Con demasiada frecuencia, las organizaciones se lanzan a los proyectos porque piensan que es una buena idea tener un nuevo sistema o una nueva infraestructura sin considerar cómo encaja dentro de la estrategia comercial en su conjunto. Este nuevo proyecto no solo puede entrar en conflicto con elementos de la estrategia comercial, sino que si se está adoptando en respuesta a un problema específico, puede resultar, en el mejor de los casos, una solución provisional.

Existen muchos proyectos que estan en marcha y cuando se mira el caso de negocios se descubre que no hay ninguna razón para realizarlo. La mejor solución en algunos casos es detener el proyecto allí mismo, antes de su finalización, porque ya no tiene sentido. La aplicación correcta de una metodología nos permite explicar claramente el problema, los beneficios y los parametros para resolverlo para luego definir como debería ser el proyecto.

Concéntrese en las cosas correctas de la manera correcta

La gestión eficaz del proyecto implica dar un paso atrás y hacer dos preguntas: ¿Está haciendo lo correcto y lo está haciendo bien? Las “cosas correctas” se refieren a la secuencia de actividades que deben llevarse a cabo para el éxito, y variará según el proyecto. Hacer “las cosas bien” analiza la calidad del trabajo. Implica conocer los objetivos estratégicos del proyecto y sus beneficios comerciales previstos, mientras se realiza un seguimiento de lo que está sucediendo, desde una perspectiva de calidad, a lo largo de la vida útil del proyecto.

Cada proyecto debe tener dos roles principales para evaluar las “cosas correctas” y “hacer las cosas bien”: un líder funcional con la experiencia necesaria que requiere el proyecto y un líder en gestion de riesgos que tenga una mentalidad de calidad. Mientras que la experiencia funcional evalúa el plan del proyecto y las tareas del proyecto, la experiencia en gestión de riesgos ofrece un plan de gestión de riesgos que analiza qué podría salir mal durante la vida útil del proyecto y ayuda de manera proactiva a corregir esos posibles problemas. Tanto los líderes funcionales como los de gestión de riesgos trabajan juntos para mantener un ojo general en el proyecto mientras se sumergen profundamente para una revisión en profundidad en hitos específicos o cuando surgen problemas clave a lo largo del progreso del proyecto.

gestion de proyectos
Gestión de Proyectos

Trae a tu personal contigo

La ejecución de un proyecto implica cambios en los procesos que realiza el personal el cual debe adaptarse a “la nueva forma de hacer las cosas”. Una metodología de gestión de proyectos puede ayudarlo a superar este desafío al crear una situación en la que las personas se involucren temprano, idealmente desde la etapa conceptual, y permanezcan involucrados durante todo el proyecto. Esto le permite a su equipo compartir pensamientos e ideas sobre lo que está sucediendo y cómo debería ser el resultado final.

Involucre al negocio

Nadie conoce su negocio mejor que las personas que lo están llevando a cabo, y, en cualquier tipo de proyecto, esas personas necesitan brindar su opinión sobre los cambios para que sean efectivos.

Muchas organizaciones saben que es importante involucrar al negocio en las etapas iniciales al definir el alcance, pero el alcance, el diseño e incluso los objetivos pueden cambiar.

Cada proyecto serpentea con el tiempo. La vida cambia, el negocio cambia, la gente va y viene. Cambios en la tecnología, cambios en los costos, cambios en los requisitos de financiación de capital. No puedes evitar eso. Responder a esos cambios sin comentarios del negocio es un poco como jugar a los dardos en la oscuridad; su experiencia funcional puede no alcanzar el objetivo.

En sintesís hay muchas formas en que una metodología de gestión de proyectos como la del PMI® puede ayudarlo a reducir los riesgos significativos que los grandes proyectos plantean para organizaciones de todos los tamaños; lo que se ha ilustrado aquí son solo algunos de ellos. Esta metodología puede ser aplicable a cualquier tipo de proyecto. El mismo método se puede usar una y otra vez en su negocio, con lecciones aprendidas para adaptar el método a medida que pasa el tiempo. Si bien es poco probable que algún proyecto a gran escala llegue al 100% de acuerdo con el plan, tener un método organizado para avanzar en el proyecto hará que incluso el proyecto más accidentado sea más fácil.

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PMP and PMBOK are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

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